«Моя мотивация ― страх нищеты и провала»: как я училась тайм-менеджменту и чего добилась
У каждого в ленте есть блогеры и друзья, которые хвастаются, как работают на нескольких проектах, учатся на курсах, бегают марафоны, практикуют нетворкинг. На их фоне нам, людям средней эффективности, кажется, что мы топчемся на месте. Корреспондента Synergy Times Елену Бурдыгину в своё время это так задело, что она решила: ей тоже надо. Эксперимент длится уже четыре года, не всё идёт гладко, но есть успехи. Автор рассказывает, какие методики пробовала и что из этого сработало, а что нет.
Этап 1: Чтение книг и просмотр лекций на YouTube
Четыре года назад какой бы паблик в ВК я ни открыла, к какому знакомому бы ни зашла на Facebook, везде рекомендовали две книги: «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси и «7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови. Я решила начать именно с них.
«Тайм-менеджмент» Брайана Трейси — довольно толковая книга. Автор даёт такие рекомендации:
- составлять списки дел на день;
- следить за прокрастинацией;
- делегировать всё, что можно;
- говорить «нет» тайм-киллерам и делам, которые не приводят к цели;
- сокращать и контролировать перерывы между задачами.
Эти советы мне подходили и были выполнимыми. Например, я жила не одна, поэтому составила график уборки квартиры и занималась этим лишь раз в три недели. Освободившееся время я посвящала отдыху — прогулкам, театру, выставкам.
Некоторые рекомендации меня озадачили. Трейси, к примеру, предлагал делить дела на важные и срочные; важные, но не срочные; на те, которые неплохо бы сделать, и те, которые можно не делать. Мне показалось это странным. Ведь и так понятно, что рабочие задачи надо сдавать вовремя, а болтать с коллегой о её обновках не обязательно. Основное, что я вынесла для себя из главы про расстановку приоритетов, — польза диджитал-контроля. В рабочее время я не сижу в соцсетях и мессенджерах, если это не нужно для дела, и это помогает концентрироваться на важном.
Также мне не подошёл совет Трейси про временные блоки. Он предлагает делать хронометраж дня. Например, с 9:00 до 10:00 отвечать на письма, в 10:00 переключаться на совещание и т. д. Я попробовала этот метод для рабочих задач, но поняла, что из-за прописанного дедлайна работа стопорится. Тогда я была автором в издательстве. Мне нужно было, например, писать стихи или развивающие сценарии для детских игр, а подобным задачам дедлайны не указ – тут как мысль пойдёт. Я стала тратить кучу времени на то, чтобы справиться со стрессом от давления, которое сама себе организовала. В итоге историю с дедлайнами я забросила. Сейчас, когда моя работа также связана с творчеством, использовать этот метод в своей работе я не могу в полную меру.
«7 навыков высокоэффективных людей» Стивена Кови — книга о том, как эффективно проводить время. В ней меня зацепила идея, что нет понятия «я не могу». За ним стоит «не хочу», «нет ресурсов», «боюсь», «ещё не умею» и т. д.
Но если прописать себе чёткую цель и цепочку маленьких шагов, которые постепенно к ней приведут, то зачастую «не могу» можно превратить в «ура, получилось!». Также благодаря череде маленьких успехов создаётся ощущение самоценности и контроля над жизнью, а это приводит к более позитивному настрою. Главное, чтобы цели были действительно вашими (о том, как их определить, тоже есть несколько глав).Но на этапе постановки целей и жизненной миссии я обломалась. Мои цели — купить квартиру в Москве и построить свой бизнес — требуют много времени и сил. Ну а глобальную жизненную миссию я пока искать вовсе не стала.
Думаю, главная мотивация к достижениям — не желание изменить мир, а потребность заниматься тем, что любишь и что наполняет жизненной энергией.
Поскольку я гуглила также отдельные статьи и лайфхаки и смотрела ролики на YouTube, на меня посыпались рекомендации с видео по теме. Среди них были записи лекций или интервью мотивационного оратора, писателя и кандидата в президенты 2004 года Ирины Хакамады и основоположника российской школы тайм-менеджмента Глеба Архангельского.
У Хакамады я переняла фишку планировать не только дела, но и отдых. Она приводила классный пример про то, как вставляла в своё расписание буквально часовую встречу с любовником перед каким-то совещанием, а потом поражала всех своим выступлением. Я же нахожу в расписании, по крайней мере, часа три на то, чтобы просто полежать в тишине и темноте, если чувствую, что мне нужна подзарядка.
Если не отдыхать вовремя, то о личной продуктивности и эффективном решении задач говорить бесполезно: трудиться надо на свежую голову.Архангельский интересно рассуждает о лени — говорит, что она может возникать из-за интуитивного понимания ненужности какой-либо задачи или из-за расхождения «хочу» и «надо». Но на работе далеко не всегда можно делать лишь то, что хочется. Поэтому Архангельский предлагает использовать якоря (материальные привязки к определённому эмоциональному состоянию), которые помогут включиться в неприятные задачи. Это может быть музыка, черновые наброски, организация рабочего места и пр. Меня спасают фоновые японские мелодии: они помогают расслабиться, плыть по течению и не бороться с неизбежным.
Как справиться со стрессом, когда всё выходит из-под контроля>>
Этап 2: Нетворкинг и тренинги личностного роста
Моей главной мотивацией в «Сказке о потерянном времени» был страх нищеты и провала. Все вокруг рассказывали, как они осваивают новые навыки, создают свои проекты, знакомятся с полезными людьми и т. д. А я не могла понять, что из этого нужно для успеха мне — нечто одно или всё сразу.
Я стала ходить по бизнес-форумам, нетворкингам и лекциям на тему личного бренда и написания книг — хотелось понять, куда двигаться. Из хорошего — я узнала много интересных людей, поняла, что мне нравится ими восхищаться, и обнаружила, что личный бренд не равен экспертизе. Из плохого — всё это не помогло мне определиться, как потратить время с пользой для себя.
На очередном тренинге нам дали упражнение «Колесо баланса». Нужно было нарисовать круг и разделить его на восемь частей. На каждую из них приходилось по одной жизненной сфере: карьера, семья, друзья, здоровье, хобби, деньги, отдых, саморазвитие. Грани секторов надо было поделить на десять частей, а после — оценить успешность каждой из сфер жизни по десятибалльной шкале.
Пример «Колеса баланса»
После того, как сектора оказались закрашены до нужной отметки, стало наглядно видно, на какую из сфер нужно обратить внимание в первую очередь. Я поняла, что то, что мне казалось саморазвитием, было лишь потреблением инфомусора, и в карьере не помогало.
Тогда я решила начать с малого: сходила на карьерную консультацию, правильно прописала в резюме навыки и достижения и устроилась туда, где платили больше, чем на предыдущем месте. Это был первый пример эффективного использования времени за полгода–год. Могла ли я догадаться об этих простых действиях раньше? Наверное, нет: вокруг было слишком много информационного шума о том, как выглядит большой успех и как надо всё успевать, и ничего не говорилось об искусстве маленьких шагов, терпении и реальных временных затратах на то или иное достижение.
Мой главный вывод на этом этапе — нужно давать себе время на проработку своего образа успеха и начинать с небольших шагов, которые возможны сейчас, а не посягать сразу на глобальные цели. Осознанное отношение к своим желаниям и окружающей информации поможет вам сохранить время и энергию и точнее определить свой путь.
Диджитал-детокс: как отложить телефон в сторону и меньше сидеть в соцсетях>>
Этап 3: Тестирование инструментов тайм-менеджмента
Вслед за книгами и тренингами подтянулись «доски планирования»: я решила всё же попробовать составлять расписание и прописывать приоритеты. Запомнилось три инструмента: «Google Календарь», Trello и «Google Таблицы».
В «Google Календаре» я делала расписание на каждый день: начиная с завтрака и заканчивая прогулкой у пруда перед сном. Можно было спланировать мероприятие, задачу или поставить напоминалку о чём-либо. Поскольку в задачи нельзя прикрепить нужные файлы, некоторые из них я обозначала как «мероприятие» (там эта возможность была).
Google Календарь
Google Календарь
Напоминалками я помечала дедлайны, но отключила эту функцию спустя неделю-полторы: как я уже говорила, стресса от них было больше, чем пользы.
Через месяц-другой я пришла к такому выводу. Составление расписания идеально для людей, у которых на каждый день запланирован десяток дел, и они всегда разные. Заполнять его должен помощник, иначе на это уходит время и силы. Для меня было странно вносить что-то вроде «08:15 — выезжаю на работу, есть полчаса, чтобы почитать Левинсона» или «19:00 – 20:00 — фитнес», так как это повторялось пять дней в неделю и разнообразия не предполагалось. Но для условного продюсера кино, который с утра подбирает съёмочную команду, днём общается с маркетологами, вечером просчитывает бюджет проекта, а ночью идёт на вечеринку-нетворкинг, это может стать отличным подспорьем.
Параллельно с «Google Календарём», по просьбе тогдашнего работодателя, я использовала планировщик дел Wunderlist (сейчас это приложение не работает, но существуют аналоги, например, Todoist). Начальник скидывал мне задачи в мессенджер, их следовало распределить в планировщике, поставить напоминалки, прикрепить файлы и т. д. Это отнимало время и снижало продуктивность. В итоге задачи стали просто оседать в мессенджере. Срочные я делала сразу, а то, что можно было отложить, записывала в блокнот. Благодаря этому я стала посвящать больше времени работе, а не переписыванию задач.
Trello — облачный сервис для планирования, обсуждения и отслеживания задач и проектов. Он представлен в виде сайта и приложения. Для каждого проекта можно завести свою «доску». В ней будет ряд карточек, каждую из них нужно озаглавить, например, по задаче. На карточку можно добавлять подзадачи со сроками выполнения, исполнителей, встречи, нужные документы, чек-листы и т. д.
Приложение Trello
Приложение Trello
На работе, где я впервые столкнулась с Trello, мы работали над проектом в scrum-группах (группа логистики, PR, SMM и т. д.), у каждой из них была своя карточка, и туда скидывались нужные материалы и подзадачи. Для работы в команде около 40 человек это оказалось очень удобным сервисом. Руководитель мог отслеживать прогресс каждой группы и при этом не вмешиваться в дела, scrum-мастеру было удобно координировать работу своей группы, а коллектив видел, кто чем занят и к кому по какому вопросу обращаться.
Я же приспособила Trello ещё и для личных дел — завела «Доску», где разбила по карточкам цели и шаги по их достижению на месяц, полгода, год. Удалось ли мне им следовать? Нет. Например, цель положить до конца года 300 тысяч рублей на счёт разбилась о жгучее желание прожить в Израиле почти месяц. После просмотра фильма Ридли Скотта «Царствие небесное» я спонтанно и практически незаметно для себя оплатила перелёт и проживание.
Тут бы пригодился совет упомянутого выше Брайана Трейси думать медленно. Он рекомендует периодически давать себе время на размышления о том, куда двигаться, что для этого делать сейчас, где можно поднажать, а в чём сказать себе «стоп». В общем, Trello я бы рекомендовала для долгосрочного планирования. Только надо вдобавок прокачать терпеливость и научиться не срываться на сиюминутные хотелки.
«Google Таблицы». Когда во время пандемии все ушли на дистанционку, один из моих руководителей решил отследить продуктивность и нагрузку сотрудников. Он предложил записывать в «Google Таблицы» задачи, которые нужно выполнить, вот в таком виде:
Google Таблицы
Из-за высокой нагрузки у меня получалось фиксировать задачи только после их выполнения. Это оказалось круто! Ведь раньше я концентрировалась на том, что НЕ сделано, и это не вдохновляло. А теперь я увидела, сколько всего полезного я успевала за день, неделю, месяц! Благодаря этому я могла себя хвалить и двигаться дальше с удвоенным энтузиазмом.
Вот так случайно я открыла свой рецепт эффективности: сначала нужно делать, потом подсчитывать результаты, а далее, если нужно, усиливать какие-то действия или добавлять задачи. Когда я сделала это открытие, моя жизнь стала более приятной. Я начала чаще получать премии, похудела на 20 килограммов, поднялась пешком в гору на высоту 3 километра, накопила больше денег и устроилась на работу в сферу образования, которая меня всегда привлекала сильнее остальных.
Финал: какие выводы я сделала и какие результаты получила
Я терзала себя тайм-менеджментом примерно три года, ещё год провела свободно и вдохновенно. Однозначного ответа на вопрос, стоит ли лезть в эту тему, я не нашла. Как видите, в чём-то мой опыт был позитивным, в чём-то негативным. Главные выводы, которые я сделала:
1. Учиться управлять своим временем имеет смысл тогда, когда вы знаете, на что вам его не хватает. Например, вам нужно найти три часа в день на пробежку, чтение книг для релакса и занятия английским, который нужен для работы. Это понятные и важные цели, ради которых из графика можно убрать просмотр видео на YouTube и общение с соседкой из вежливости. Если важных целей нет, то и мучить себя не надо.
2. Нужно себя хвалить за то, что уже сделано, и планировать дела и задачи из ресурсного состояния «Я молодец и могу ещё лучше». Самовнушение «я неудачник» — так себе поддержка.
3. Навязанные и умозрительные цели — это не самая лучшая мотивация к планированию дел и их ответственному выполнению. Остановитесь, выдохните, дайте себе время. Когда вы поймёте, чего хотите, вы это сделаете — с приёмами от экспертов или без. Мне нравится фраза Наталии Орейро на этот счёт: «Никто не может остановить силу желания, идущего из сердца».
4. Не все приёмы и инструменты тайм-менеджмента одинаково полезны. Пробуйте, находите подходящие вам и отбрасывайте ненужное.
5. Если вы реально заняты массой разных проектов, вам нужно выкраивать время на отдых, семью, друзей, то планировщики, ежедневники и доски с задачами хорошо помогают. Если же ваши дела и задачи повторяются изо дня в день, то нужно либо понять, чем вы хотите наполнить свою жизнь, либо оставить себя в покое и не тратить время и силы на условные Trello и «Google Календари». Кстати, хотеть не так много, как абстрактные «все», — это нормально.
Кроме опыта, я получила также результаты, которые можно «потрогать». Однако не могу точно сказать, повлияла на них история с тайм-менеджментом или всё было бы также и без неё. Мой доход за 4 года вырос в два раза, я перешла на работу в интересную мне сферу образования и накопила почти 1,5 миллиона рублей на первый взнос по ипотеке. Пока далеко от идеала, но гораздо лучше, чем ничего.
Читайте о результатах эксперимента с ношением корректора осанки>>