Не прихорашивайтесь в Zoom, забудьте про «спс» и ещё 8 правил цифрового этикета

Писать или звонить?

Допустимо и то, и другое, утверждает эксперт. Но наиболее приемлемым будет предварительно написать и согласовать время звонка. Если звонить без предупреждения, надо обязательно уточнить у собеседника, удобно ли ему сейчас говорить. Договорившись о дате и времени заранее, такой вопрос можно не задавать.

Записывать войсы?

Голосовые сообщения лучше использовать только тогда, когда вы предварительно договорились с человеком, что они допустимы в общении. Это не самый лучший способ коммуникации в деловом мире или с малознакомыми людьми. Записывая голосовое сообщение, отправитель экономит своё время. Получателю же, наоборот, неудобно. Возможно, он находится не один или ему некогда слушать.

Помните, что в голосовых сообщениях нельзя диктовать электронную почту, номер телефона, адрес. Получателю будет очень трудно воспользоваться такой информацией в формате аудио. Это явное неуважение к собеседнику

Ксения Исмаилова

В любом случае, отправляя голосовое сообщение, старайтесь, чтобы там была конкретика, без воды.

Что такое NFT и как на нём разбогатеть >> 

Как вести себя на видеоконференции?

Специалист рекомендует проводить деловую встречу в формате онлайн, даже если в отделе всего один-два человека не могут присутствовать очно. Представьте ситуацию: все сидят за одним столом и общаются, а сотрудник, работающий удалённо, пытается услышать, что обсуждает большинство. Чтобы так не происходило, лучше провести видеоконференцию для всех, с отдельным подключением каждого участника.

Также она рекомендует не отключать камеру, если речь идёт именно о видеоконференции. А вот микрофон отключать нужно — в те моменты, когда вы ничего не говорите. Если этого не сделать, собеседники будут испытывать дискомфорт, так как его наушники будут улавливать даже тихие звуки (шуршание вашей одежды, царапанье пишущей ручки, щелчки клавиатуры и мыши).

Неуважительно участвовать в конференции на бегу. Собеседники будут страдать от свиста ветра, гула улицы и шума проезжающих машин.

Как спастись от флуда в рабочих чатах?

Создавая корпоративный чат, лучше сразу обозначить правила поведения в нём. Чаты могут быть формальные (обычно в них присутствуют руководители) или неформальные (здесь коллеги общаются в дружеской атмосфере). Важно понимать разницу. В целом Исмаилова советует свести к минимуму обсуждение личных тем и придерживаться официально-делового стиля.

Ещё надо следить за тем, какую информацию вы отправляете в общую беседу, насколько она конфиденциальна.

Срочные и важные сообщения следует отправлять в рабочее время, а не когда вы о них вспомнили. Если задача может подождать до утра, лучше всего её отправить на следующий день, до обеда.

В мессенджерах не стоит дробить одно сообщение с общей темой. Плохой пример — каскад сообщений типа:

«Привет!»

«Что думаешь»

«по этому вопросу?».

Случается, что участник рабочего чата начинает вести агитацию, не касающуюся работы. Например: «Мой ребёнок участвует в конкурсе, проголосуйте». Это недопустимо. Ещё однозначно стоит отказаться от поздравлений с религиозными праздниками.

Если ваш коллега злоупотребляет сообщениями не по теме, можно написать администратору чата лично и попросить его удалить спам или флуд.

Как развивать креативность >> 

Как обращаться к участникам рабочего чата?

Наиболее уместное обращение — «коллеги». Если хотите обратиться к конкретному человеку, назовите его так, как он сам себя представляет. Например, сотрудница предпочитает обращение «Катерина». Не называйте её Катей или Екатериной.

С какой буквы писать «вы» в мессенджерах?

Обращение на вы с большой буквы — необязательно. Это устаревшее правило. Мы можем так написать, если хотим подчеркнуть особую значимость человека, говорит специалист.

А «Доброго времени суток» писать можно?

«Эта фраза — просто нож в сердце. Так писать некорректно. Приветствовать можно так: "Добрый день" или "Добрый вечер". Ни в коем случае не "Доброго дня" — это означает, что мы прощаемся с собеседником. Если очень важно учесть разные часовые пояса, напишите "Здравствуйте". Ещё часто любят писать "Приветствую". Этого тоже лучше избегать. Стилистически такая формулировка больше подходит для выступления монарха, когда он приветствует свой народ», — Ксения Исмаилова

Ошибки не прощаются?

Конечно, нет (мы сами знаем, просто хотели ещё раз заострить внимание). Бывает, что в переписке столько ошибок, что сообщения можно неверно понять. Соблюдение правил орфографии и пунктуации показывает, насколько вы грамотный специалист. Проверяйте сообщения перед отправкой. Если сомневаетесь, как писать, загуглите.

Как взять образовательный кредит с господдержкой >> 

А сокращать можно? Ну пжлст!

Слова вежливости лучше писать полностью, никаких «спс» или «пжл». Это можно воспринять как лень или неуважение. Прописать полностью слово много времени не займёт, говорит специалист.

Не пишите: «Жду презентацию». Лучше сделать предложение более развёрнутым: «Мы договорились, что сегодня вы пришлёте презентацию. Очень жду её. Дайте знать, если нужна дополнительная информация от меня». Вместо «Когда встреча?» можно написать: «Напомни, пожалуйста, когда встреча». Старайтесь вставлять слова вежливости в каждое сообщение.

Но смайлики-то в конце ставить можно?

Можно, но только нейтральные. Чаще всего переписка не подразумевает строгого официоза, так что эмодзи «Ок» или «Сотрудничество» вполне безобидны.

«Если человек отправил вам важный файл, напишите "Спасибо" или "Благодарю". Отвечать на это "Пожалуйста" или "Не за что" не нужно. Лучше напишите "Рад помочь" или отправьте добрый смайл, чтобы продемонстрировать позитивное отношение и готовность к дальнейшему контакту», — говорит эксперт.